Certidões para licitação: quais são, onde emitir e quanto tempo valem
A maior causa de inabilitação é certidão vencida. A lista do que pedir, onde e por quanto tempo vale.
Certidão vencida ou faltando é a causa mais comum de inabilitação: a empresa vence a disputa no preço e perde no papel. A Lei 14.133 lista os documentos de regularidade fiscal, social e trabalhista no art. 68 e os de qualificação econômico-financeira no art. 69. O edital diz quais pede, e em regra só a empresa vencedora precisa apresentar.
As certidões mais pedidas
| Certidão | Onde emitir | Validade usual |
|---|---|---|
| Certidão conjunta de débitos relativos a tributos federais e à dívida ativa da União (CND federal) | Receita Federal, pela internet, com o CNPJ | 180 dias |
| Certificado de Regularidade do FGTS (CRF) | Caixa Econômica Federal, consulta pública pelo CNPJ | 30 dias |
| Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) | Tribunal Superior do Trabalho (TST), pela internet | 180 dias |
| Certidão de regularidade com a fazenda estadual | Secretaria da Fazenda do estado da sede | Varia por estado |
| Certidão de regularidade com a fazenda municipal | Prefeitura da sede | Varia por município |
| Certidão negativa de falência e recuperação judicial | Distribuidor do tribunal de justiça da sede | Definida pelo tribunal ou pelo edital |
Quando a certidão não traz validade, muitos editais aceitam a emitida nos últimos 90 dias. Confira sempre o edital.
Outros documentos do mesmo grupo
- Comprovante de inscrição no CNPJ.
- Inscrição estadual ou municipal, conforme a atividade.
- Declaração de que não emprega menor de 18 anos em trabalho noturno, perigoso ou insalubre, nem menor de 16 anos, salvo aprendiz.
- Na parte econômico-financeira: balanço patrimonial e demonstrações contábeis dos dois últimos exercícios.
Positiva com efeitos de negativa
Se a empresa tem débito parcelado ou em discussão com garantia, a certidão sai como positiva com efeitos de negativa. Para licitação ela vale como negativa. Uma positiva simples, sem esse efeito, inabilita.
Regra especial para ME e EPP
Microempresa e empresa de pequeno porte precisam apresentar a documentação fiscal mesmo com restrição. Se forem declaradas vencedoras, têm 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, para regularizar (Lei Complementar 123, art. 43). Sem regularização, perdem a vaga e podem ser punidas.
Como não perder uma licitação por certidão
- Anote a validade de cada certidão. O CRF do FGTS vence a cada 30 dias e é o que mais pega empresa de surpresa.
- Mantenha o SICAF atualizado: no Compras.gov.br ele substitui boa parte desses documentos.
- Emita de novo na véspera da sessão se a validade estiver no fim.
- Guarde os PDFs num lugar só, com o nome da certidão e a data de validade.
No LiciMaster você envia o PDF de cada certidão, a plataforma lê a data de validade e avisa antes de vencer.
Dúvidas frequentes
Quais certidões são exigidas em licitação?
Em geral: certidão conjunta de débitos federais (Receita e PGFN), Certificado de Regularidade do FGTS, Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas, certidões das fazendas estadual e municipal e, na qualificação econômico-financeira, a certidão negativa de falência. O edital diz quais pede.
Certidão positiva com efeitos de negativa serve?
Sim. Ela mostra débito com exigibilidade suspensa (parcelado ou em discussão com garantia) e tem o mesmo efeito da negativa para habilitação.
Microempresa com certidão vencida perde a licitação?
Não de imediato. ME e EPP podem apresentar a documentação fiscal com restrição e regularizar em 5 dias úteis, prorrogáveis por mais 5, depois de declaradas vencedoras (LC 123, art. 43).